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中国土木工程学会学术会议组织管理条例

中国土木工程学会学术会议组织管理条例

 

  学术会议是学会的主要活动之一。为了加强学术会议的组织与管理,提高学术会议的质量,特制定本条例。
  

  一、总则

  (一) 学术会议的管理
  中国土木工程学会及其所属组织,每年召开的学术会议均须向总会申报,并纳入《中国土木工程学会年度会议计划表》中。学术会议计划由中国土木工程学会秘书处汇总编制后,按计划组织实施,并报中国科协备案。总会主要管理重点学术会议。
  (二)学术会议分类及主办单位
  列入《中国土木工程学会年度会议计划表》中的学术会议分两类:
  1.重点学术会议
  (1)土木工程科学技术和生产建设中方针政策性、综合性或跨学科的重大课题的会议。由中国土木工程学会或专业分会提出,中国土木工程学会主办。
  (2)土木工程各分会专业领域的科学技术和学科发展中的重大课题或综合性的会议,由各专业分会提出并主办,或与总会合办。
  (3)在国内召开的国际(含双边)学术会议,由中国土木工程学会或专业分会提出,中国土木工程学会主办。
  2.一般学术会议
  土木工程各分会专业领域内一般学术会议,由专业分会提出,专业分会或专业委员会主办。
  (三)学术会议的名称
  1.学术会议的名称一般由三部分构成:
  (1)主办单位名称。如中国土木工程学会、中国土木工程学会×××分会、中国土木工程学会×××分会×××专业委员会。在会议通知、文件和出版物中必须使用主办组织的全称。
  (2)表示内容的主题词。如“××混凝土外加剂技术交流会”。
  (3)表示会议性质的名称。如“年会”、“学术会议”、“学术讨论会”、“学术(或技术)交流会”、“学术(或技术)研讨会”等。
  2.中国土木工程学会定期召开的综合性学术会议定名为“中国土木工程学会第×届年会”。每2年举办一次。
  3.专业分会定期召开的综合性学术会议定名为“中国土木工程学会×××分会第×次年会”。每2-4年召开一次。
  4.定期或不定期,就某一专题召开的系列性学术会议,定名为“第×届(次)×××学术会议”。如中国土木工程学会桥梁及结构工程分会空间结构委员会的系列会议,“第×次空间结构学术会议”。
  5.一般学术会议不应冠以“全国”字样。
    二、学术会议计划的制定与实施
 

  (一)计划的制定
  1.中国土木工程学会学术会议计划包含在《中国土木工程学会年度活动计划表》中。包括总会、专业分会和专业委员会三级召开的学术会议。
  2.在制订年度学术会议计划时,在选题上首先应考虑以围绕土木工程当前和长远规划为中心,结合土木工程科技发展方向,选择生产建设中急待推广或解决的重要科学技术和有关本学科发展的重要问题,同时应注意应用技术和理论问题。
  3.专业分会应在每年11月底以前向中国土木工程学会申报下一年度重点学术会议和一般学术会议计划。
  4.专业分会如提出在国内召开国际会议,则需在开会前l-2年向中国土木工程学会申报。
  5.学术会议应从实际出发,讲求实效,注意质量,提倡联合召开,会议规模不宜过大。
  (二)计划的实施
  1.中国土木工程学会或专业分会主办的重点学术会议计划,报中国科协备案后,由中国土木工程学会或专业分会负责实施。
  2.各专业分会或专业委员会主办的一般学术会议计划,由专业分会或专业委员会负责实施。
  3.学术会议计划一经公布,各主办单位应积极组织实施,落实承办单位,保证计划有效而顺利地完成。在实施中如遇有问题或变化应及时报中国土木工程学会学术部。
    三、会议的准备

  (一)组织
  学术会议的主办单位,在会议准备阶段应成立筹备组,负责会议的各项准备工作。大型重点会议应成立组织委员会和学术委员会以及论文集编辑委员会。
  (二)征文
  1.学术会议一般需公开征文。征文通知要明确会议的日期,会议主题,征文专业范围和内容以及提交论文摘要和全文的期限。
  2.征文通知应发至:
  (1)会议主办单位的成员(理事、委员);
  (2)与会议内容有关的科研、设计、院校、生产及管理单位;
  (3)各省土建学会及中国土木工程学会有关团体会员单位;
  (4)有关专业分会和专业委员会;
  (5)中国土木工程学会学术部。
  3.根据会议需要,可对重点单位和主要专家特约征文。学术会议应专门组织与会议主题有关的综合性报告,介绍该主题的当前发展水平和国内外动向。
  (三)论文的审查
  1.会议筹备组或学术委员会应要求作者先写论文摘要或全文,并组织专家对论文进行认真审查。论文审查后是否采用,应及时通知作者。
  2.评选论文应认真筛选、严格把关。
  (四)会议论文资料及论文集的准备
  1.重点学术会议一般应编印正式出版发行的论文集。
  2.一般学术会议,应编印论文集或交流资料。
  (五)开会通知
  1.在会前一个月发出。会议如需收取注册费,应在通知中列出项目及金额,其数额不应过高。
  2.通知发放范围应包括:
  (1)中国土木工程学会学术部;
  (2)论文作者;
  (3)会议主办单位成员(理事、委员);
  (4)与会议内容有关的科研、设计、生产、管理及教学单位;
  (5)有关的专业分会(或专业委员会);
  (6)有关的省土建学会及中国土木工程学会团体会员单位;
  (7)会议特邀代表;
  (8)会议赞助单位;
  (9)会议所在地的省市土建学会。
    四、会议的召开

  (一)会议的主持
  中国土木工程学会或专业分会主办的会议,分别由其理事长、副理事长或秘书长主持;专业委员会召开的会议由其主任委员或副主任委员主持。
  (二)论文的宣读
  凡确定为宣读的论文,应通知论文作者会前做好充分的准备。
  (三)优秀论文评选和奖励
  1.重点学术会议或具备条件的一般学术会议,可评选优秀论文,并给予表彰或奖励。评选工作应严肃认真,做到宁缺勿滥。
  2.优秀论文奖励以精神奖励为主。奖状或证书中应注明授予单位的全称、学术会议的全称和时间。
  3.评选出的优秀论文中水平较高的,可推荐给中国土木工程学会,参加《中国土木工程学会优秀论文奖》的评奖。也可选送给有关学术刊物发表。
  (四)其他活动
会议期间可结合会议内容组织小型技术展览、技术讲座、技术咨询以及技术参观等活动。
    五、会议的总结

  (一)会议总结方式及要求
  1.各类学术会议均应认真做好总结。总结可采取会议纪要、总结报告、简报等形式。
  2.总结内容应包括:会议简况、会议的收获、学科的进展、推荐优秀论文情况以及重要的决议或建议等。
  (二)会议文件及论文资料的归档及上报
  1.会议文件
会议文件应由会议主办单位整理存档,并报送中国土木工程学会学术部(一式二份)。文件包括:
  (1)征文通知;
  (2)开会通知;
  (3)会议日程表;
  (4)代表名册;
  (5)会议纪要、总结报告或综合简报等;
  (6)会议重要决议或专家建议;
  (7)评选优秀论文等。
  2.会议论文资料
  会议的论文资料(如论文集)上报中国土木工程学会学术部三套
  六、在国内举办的国际(含双边〕学术会议

  在国内举办的国际学术会议均列为总会重点学术会议,其具体组织管理细则详见附录。
    七、会议财务管理

  (一)应本着勤俭办会的原则召开会议。会议的各项收支,必须遵守有关财务规定。
  (二)专业分会或专业委员会可通过正当途径自筹经费,补助学术会议的需要。
  (三)凡由中国土木工程学会主办的会议,由我会负责财务管理;凡由专业分会、专业委员会主办的会议,由有关的挂靠单位、会议承办单位负责财务管理。
    八、附则

  本条例经中国土木工程学会第八届第二次常务理事会会议修订通过,自2003年8月实施。本条例解释权属总会。

  附录:

  在国内举办的国际学术会议管理细则

  一、计划的审批

  (一)在国内召开的国际学术会议,必须以中国土木工程学会名义主办或受国际组织委托与其联合主办,也可与某一国家的学术团体联合主办。凡我会已经加入的国际组织,可在条件与允许的情况下,争取这些组织的年会或国际大会在中国召开。
  (二)凡在国内召开的国际学术会议,应提前一至二年向上级主管部门提出申请报告。申请报告应包括:会议的背景、主题和交流议题,对我国科技发展和国民经济的意义,国内这一专业领域的现状,能否提供一定水平的论文,会议的名称、时间、地点,会议的发起单位、主办单位、承办单位、支持单位、会议规模,会议是否附设展览等。
  (三)凡在国内召开的国际学术会议,应列入中国土木工程学会学术会议计划,由中国土木工程学会主办,并统一向上级主管部门申报核准。
  二、会议的筹备与召开

  (一)举办国际会议的报告一经批准,由总会组织成立会议组织委员会和学术委员会,分别负责领导会议的组织和学术论文的准备工作。
  (二)计划一经批准,应尽快发出会议第一轮通知(征文通知)。会议第二轮通知不应迟于会前3-6个月发出。
  (三)对国内论文征文、评选工作,按出国参加国际会议的有关规定进行,遵照国家保密的有关规定。会前必须完成论文集(英文)的出版工作。国内与国外论文要有适当比例。
  (四)在国内召开国际学术会议,对外联络及外国代表接待工作原则上由总会负责;学术论文及交流活动由专业分会具体负责;国内代表接待及会务工作由总会或委托有关单位承办。
  (五)大会及分组会由大会主席及分组会主席主持,应配备学术秘书协助工作,严格掌握报告及讨论时间。
  三、会议注册费及其他

  (一)根据财政部和中国科协的规定,在国内召开国际会议,对与会中外代表一律收取注册费。其中外国代表收费标准参照国际上同类会议和我国的实际情况拟定;国内代表收费标准按照会议有关活动开销费用拟定。
  (二)在国内举办国际会议应努力做到收支平衡。会议的主要经费来源是代表注册费。国内外代表应有足够数量,国内代表与外国代表人数也要有适当比例。
  (三)由分会或其他单位参与举办的国际会议,如有盈利,按协议分成。