• 规章制度

举办国际会议的行政管理规定

 

举办国际会议的行政管理规定

在校举办国际学术会议,有利于提高我校在国内外的学术地位,更好地扩大我校教师、研究生、大学生与国际上知名学者的学术交流活动和促进国际科技合作,因此支持具备条件的单位应积极发起、主办或承办国际学术会议。然而,举办国际会议,头绪繁多,涉及面广,影响重大,为加强对举办国际会议的管理,避免在举办国际会议时出现不应有的问题而造成不良影响,特制定以下管理条例:

        一、举办国际会议应具备的条件:

1.筹备国际会议的学院(或单位)应在会议主题有关的领域内具有一定的工作基础,对内、对外有一定的影响;

2.会议主题要符合我国改革开放和教育、科研发展的需要;
3.凡属研讨性的国际会议,筹备单位应能组织一定数量和质量的学术论文;
4.筹备单位应与校有关部门共同筹划国际会议,妥善安排会议场所,食宿、交通及安全工作;
5.会议经费有保证。

       二、举办国际会议申报程序

1.国际处交流处是申办国际学术会议的归口管理单位。会议主办或承办单位应在每年的11月底以前填写境内举办国际(双边)会议申请表》交国际合作交流处。每年12月份学校会召开外事领导小组会议进行审理。境外代表超过3个国别(含3个国家)以上的国际会议,国际合作交流处需要行文上报工业和信息化部。会议申请表必须明确国际会议的主题、内容、目的、规模、日期、经费来源及会务安排;
2.举办会议的申请得到批准后,国际交流合作处将工信部会议批件复印件交由相关学院会议负责人。国际交流合作处为应邀参加会议的国外代表办理入境签证所需的有关文件。为此,会议的召集人应将与会的国外代表和港澳台代表的详细资料于会议召开前三个月交至校国际交流合作处。
3.国外代表办理入境签证的材料经省人民政府外事办公室审核批准后,由校国际交流合作将国外代表办理进入境签证的有效文件及加盖学校公章的“邀请通知书”邮寄代表本人。
4.会议筹备单位在会议前应做好必要的准备工作,应会同校科研处、国际交流合作处、宣传部、保卫处等部门就会议的议程及食宿、交通、安全、翻译等方面做出周密妥善的安排。如会议的级别较高,拟邀请省市级领导到会,须提前三周向校国际交流合作处申报,由校国际交流合作处行文向省教育厅、省外办请示。
5.会议举行后,会议主办单位应填写《会议总结表》 ,送交校国际交流合作处,由校国际交流合作处审定成文上报工业和信息化部 。

       三、举办国际会议应注意的有关问题

1.举办国际会议要从实际出发,从严掌握,积极举办对提高我校国际知名度和促进我校教学和科研的发展有重大意义的国际会议。会议的规模要适度,应本着以我为主,为我所用,精心组织,讲求实效的精神努力办好国际会议。
2.举办各类国际会议都要首先从政治上权衡利弊。凡涉及重大敏感问题的国际会议;拟邀请非建交国家人士,国际知名人士,有特殊背景的人员等代表参加的国际会议,须严格按报批程序申报。未经批准,任何部门和单位都不得擅自筹备或对外承诺在我校举办国际会议。对外方提议协办或联合主办的国际会议,如背景可疑,并带有对我不利的政治意图的,应予以拒绝。
3.举办国际会议的申请获批准之前,举办单位可以以适当方式同外方交换意见,了解对方意向,但不得达成正式书面协议。有关单位未经归口管理部门的认可、同意或授权,不得自行与它国机构或国际组织联系筹划举办国际会议;一般也不得接受外方设立会议常设机构的要求,如有必要,另案报批。
4.与会外国人应在境外办妥来华入境手续,校国际交流合作处应适时凭批准举办会议的批复件与省外办、省教育厅落实与会外国人来华签证手续。
5.举办会议的申请得到批准后,举办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查,如发现内容有政治性错误应及时交涉,表明我立场观点,要求对方改正或取消论文在会上发表的资格。

6.会议期间,我方与会代表要坚持内外有别原则,严格遵守保密制度,不得携带秘密文件、资料参加会议活动。我方与会代表发表的演讲、论文及提供的资料、数据及其内容均需符合可以公开的口径,不得泄露秘密。
7.举办国际会议应厉行节约,严格按照有关规定,限定经费开支范围和开支标准,不得以盈利为目的。
8.举办国际会议如需做新闻报道,应在申报内容中一并报批。

附件:国际会议申请表