通知公告

  • 通知公告

因公出国(境)相关手续流程(最新)

(提示:需按照本流程取得工信部批件及政审等材料后,才能办理护照,不能提前办理护照。

本单位及个人从未指定任何机票及保险代理机构办理机票及保险,因现在因公出国境人员相关信息需按规定公示在网上,所以有个别机票及保险代理机构假冒为我单位指定订票单位,请相关出国境人员注意避免上当。

(本单位相关信息将通过邮件和电话的形式通知,请申请者及时查阅邮件并保持通话畅通)

A:提供出国境申请材料:

1、下载并填写A/B:《南航因公出国境申请审批表》填表前请仔细阅读填写说明(下载地址见底页:压缩包1)

(其中学院老师的出国(境)申请审批表中“院系厂部意见”只能由所在单位的院长、书记或者分管外事的副院长签字)

现在审批表已使用 2015年1月最新版本,之前旧表作废,同时新审批表不需要科技部签字,请知悉。

出访起止时间为从国内(境内)出发到抵达国内(境内)的时间。请老师务必在填写日期时务必确认计划行程的出行和返程日期是否有机票,日期、路线确定好后未经工信部允许不可擅自修改,否则回境后无法报销。

2、提供邀请信复印件3份,翻译件2份(邀请信上需有单位抬头,并含有邀请人职务、地址、电话)
(注意:赴日本开会/交流人员还需提交招聘理由书、滞在日程表、名簿表、邀请方在职证明/身元保证书 的复印件及中文翻译件)

3、填写C:《学术会议申请卡片》或D:《合作研究、考察等申请卡片》(非学术会议因公出国境均需填写此表)1份

(下载地址:压缩包1)

4、中文填写的E:出国境日程安排两份(下载地址:压缩包1,日程安排不得出现“考察”“参观”等敏感字眼;如多人出国(境)公务,则

每个公务人员需要有别人不能替代的任务才能一同参加;合作访问不得超过五天(含路途);如需要转机,则要特别添加“转机时不出

机场”这句话)

5、填写F1:打印因公出国境公示表,并在网上公示5个工作日(打印并签字)(上级最新要求)

填写F2:因公出国境行前教育(打印并签字)

填写F3:非前往台湾地区人员填写因公临时出国境人员备案表(请从人事处网站:http://rsc.nuaa.edu.cn/article.asp?id=1713

并在院系厂部签字盖章(院级书记签字,院级盖党委章); 前往台湾地区人员填写赴台人员备案表(请从网站:

http://rsc.nuaa.edu.cn/article.asp?id=1714) 并请在院系厂部签字盖章(院级书记签字,院级盖党委章)。

如备案表填写过程出现问 题,请直接联系人事处刘老师(电话:84897050)。

6、如前往台湾地区,还需提交以下内容,及下载包1中的G项材料(台方材料不得出现“国立”,“民国日历年号”,“ROC”等内容):

“邀请单位简介”2份;

“参会人员名单”2份(中文,且包括大陆、港澳台、国外全部参会者名单);

“政治承诺函”2份(由邀请方提供的不涉及“一中一台”“两个中国”等问题的承诺书);

“我校赴台人员名单”4份(其中的“户口所在地”只填写所在城市)(下载地址:压缩包1)

“中华民国入出境许可证”打印件一份(本许可证由台湾方面提供)

台湾邀请人向台湾当局申请“中华民国台湾地区入出境许可证”时,向台湾当局提供的“行程安排”一份(格式请见下载包1中,G文件夹内的日程安排1及日程安排2)

7、如年龄超过60岁,须开具H:健康证明,并经学校盖章(下载地址:压缩包1)

8、希望提前准备护照审核和签证材料的教工, 可以早做准备,提前完成本流程中的E和F项相关内容,但无法提前办理因公护照

 

 请将以上纸质版材料交到423办公室董老师处(除台湾以外的亚洲国家或地区请交给423办公室黄老师),并在提交材料前,将所有电子版材料发送到邮箱 abc@nuaa.edu.cn 。联络电话:84890762

提交纸质版材料顺序如下:校内审批表,日程安排一份,邀请信翻译件一份,邀请信复印件一份,学术会议申请卡片/合作研究、考察等申请卡片一份,日程安排一份,邀请信翻译件一份,邀请信复印件两份,赴台所需材料(如有),出国境公示表一份,行前教育一份,出国境/赴台人员备案表一份,请严格按照本要求提交材料。

 

此外,请在本材料提交后两周内将本流程办理出国境证照的E项材料交到423办公室

 

B:校内材料审批:约需5个工作日

1、国际交流合作处对与出境相关的材料进行审查

2、材料审查合格后,行文,提交“工信部因公出国境任务审批表”报请主管校领导审批,后提交财务处审批

3、对于需要我校行政发文的,提交文件初稿,提请处长、分管校领导审批发文

将所需材料邮寄给上级主管单位,等待审批

 

C:办理出国任务批件:约需15个工作日

1、报送的出国材料在五个工日公示后,经工信部国际合作司、工信部港澳办、工信部人教司、江苏省台办或者外交部审批后,获得出国境任务批件

 

D:办理政审批件(本项内容由人事处负责,电话84892462)

1、由我处开具政审通知书,提请人事处办理政审(暂由我单位代办)

2、办理出国境证照的材料(即下面E项的材料),可在人事处办政审的时候,一并纸质提交到423办公室

 

E:办理出国境的护照或通行证(本项纸质材料可在人事处办政审时一并提交到423办公室):需7个工作日

1、护照(出国使用):须填写I:每人填写《因公电子护照申请卡》一份(无论有无护照均需填写此表,不能改变其中的格式)和J:团组一起填写《申请出国护照签证事项表》两份(下载地址:压缩包1),以上表格填写时只需修改表格中的红色字体。此外,还需再次提交邀请信复印件一份

(对于身份证地址不在江苏的教职工,还额外需要到人事处开具档案证明,证明本人的档案由我校保管)

2、通行证(赴港澳使用):赴港澳申请表请从423办公室黄老师处索取

3、本材料请在提交第一项材料后两周内交到综合楼423办公室

请将以上纸质版材料交到423办公室,并在提交材料前,将所有电子版材料发送到邮箱 abc@nuaa.edu.cn

需要新办护照的申请人带身份证需前往江苏省外办按指纹,地址为:西康路15号,江苏省外办一楼办公大厅,15号窗口,请自行前往。

需办理赴台证件及签注的申请人请在获得上级批件后,带上出国境人员备案表,前往南京市出入境管理处申请证件及签注(办理前,请点击网页:http://www.njga.gov.cn/njcjs/cjs/crj/choice.jsp?id=75 请点击“我要往来台湾地区”,再点击“我因公赴台”,即可看到办理台湾通行证所需的材料

F:办理出国签证:一般约需15个工作日(不同国家签证时间长短不同)

1、护照办好后,即可直接申请签证。赴港澳的,拿到通行证即可直接执行公务活动。赴台需进一步办理手续。

2、需办理其他国家(地区)签证的,按省外办要求,阅读《签证材料说明》(下载地址:压缩包1),并提供相关的签证材料,详情请见http://www.jsfao.gov.cn/ygvisa.asp 请点击相应的国家即可看到。(注意:签证表中需要填写出国资金来源的,一般均填写为由南航现金支付。否则,如填写自己支付的,请提供房产、银行存款、汽车的中英文证明。)

3、派遣函中的起止时间为抵达该国(地区)至离开该国(地区)的时间。(出国境请记得保存登记牌)

 

G:提交总结及办理财务核算

1、提交电子版出国境总结公示,涉密人员还需填写纸质版涉密人员回访表。总结在公务中的经历和收获,附电子照片两张,发送到邮箱:abc@nuaa.edu.cn请注意:压缩包中的总结公示只是大致模板,请根据实际情况添加内容,除了介绍国际会议、交流、合作经历外,还须着重介绍自己在外开会、学习、交流的收获与感受。按照工信部要求,总结不少于1500字。

2、归还因公护照、港澳通行证、往来台湾地区通行证

3、完成以上步骤后,统一在财务处网站预约报销(财务处国际差旅报销视频:http://cwc.nuaa.edu.cn/show12000752.htm),不再需要外办的报销单。请将护照交给423办公室,并从423办公室领取出国审批表复印件、工信部批件复印件,经我单位领导审核签字后(如有校国际会议资助请在非周三的工作日到421沈老师处开转账支票),后去财务处完成报销手续。

报销要求

财务处最新要求:因公报销需自行复印本人护照首页(即有姓名照片护照号的那一页)、复印签证页并复印出入境盖戳的那一页,并携带登机牌。

a:国际旅费:实报实销(需提供发票和机票行程单)。出国境费用中的国际旅费仅包括从境内往返境外的费用,不包括国内的旅费(如从南京坐高铁到上海,后乘飞机赴英国伦敦:其中,国际旅费只包含从上海到伦敦的往返机票。而从南京到上海期间的打车、高铁费用不在国际旅费报销范围之内,国内交通南京至上海的高铁车票及南京或上海的打车费应以国内差旅报销形式结算)。此外,乘坐非国内航空公司航班和改变中转地需填写“南京航空航天大学乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表”(详见下载包)。

b:住宿费:实报实销(需提供发票)。不得超过国家规定标准(链接见下文)。

c:伙食费:可以选择按国家规定标准报销(按照标准*天数*人数来写,如美元: 30*2*6),也可以选择实报实销(需提供发票)。

d:公杂费:按照标准进行报销(按照标准*天数*人数来写,如美元: 30*2*6)。

e:城市间交通费:指的是国境外的城市之间的交通费。如从汉堡前往法兰克福。此项费用为实报实销,需提供发票。

f:注册费:主要指的是参加会议的注册费,实报实销,需提供相应的票据。

g:签证费:指办理出国境证照及签证的费用,实报实销,需提供票据。

h:其他:包括办理保险等费用。

所有的出国费用标准:详见:http://iced.nuaa.edu.cn/?p=7022

下载:  压缩包1 (请直接点击下载)

 

联系方式:

国际合作交流处 明故宫校区综合楼423

电话:025-84890762

董峰    (台湾地区和亚洲以外的国家和地区)

黄杰    (除台湾以外的亚洲国家和地区)

注:黄杰周二、周五全天和周四下午对外办公。